Özet: Bu makale, seçilmiş bir bulut ERP platformu olan SAP Business Technology Platform (SAP BTP) içinde iş akışları ve iş süreçleri için bir modelleme yaklaşımını sunmaktadır. İş akışı yönetim hizmetinin ana özellikleri ve yetenekleri ele alınmaktadır. Sermaye harcamaları için tek adımlı bir onay iş akışı, SAP Business Application Studio geliştirme ortamında mevcut yapısal bloklar kullanılarak modellenmiştir. İş akışı için uygun bir kural hizmeti ve karar tablosu geliştirilmiştir. Tek adımlı onay iş akışı, sermaye harcaması değerlendirmesi için bir süreç şablonu içinde bir süreç adımı olarak entegre edilmiş ve bir süreç görünürlüğü senaryosu simüle edilmiştir.
ERP Sistemlerinde İş Akışı Yönetimi
İş akışı terimi, üretim görevlerinin akışını ifade eder ve geçen yüzyılın başlarında ortaya çıkmıştır. İki mühendis, Frederick Taylor ve Henry Gantt, üretim süreçlerinin verimliliğini artırmak için iş akışlarını kullanmışlardır. Yıllar içinde, üretim ve yönetim sistemlerinin gelişimiyle birlikte, modern ERP (Kurumsal Kaynak Planlaması) sistemlerine ulaşmak için iş akışı yönetim sistemleri geliştirilmiştir. İş akışlarının organizasyon düzeyindeki kaynak yönetim sistemlerinde ortaya çıkışı, organizasyon yönetimi ilkelerinin işlev tabanlı kontrolden süreç tabanlı kontrole kaymasının bir sonucudur. Süreç kontrol yaklaşımı, organizasyonu birbirine bağlı iş süreçleri ve kaynaklar ağı olarak temsil etmeye dayanır ve bu süreçler birbirlerinin sonuçlarını belirli şekillerde etkiler.
Genel anlamda iş akışı yönetimi, belirli bir sonucu üreten belirli bir görev setinin tanımlanması, organize edilmesi ve koordine edilmesi anlamına gelir. İş akışı yönetiminin ana hedefleri, çıktıyı artırmak, tekrarı ortadan kaldırmak ve hataları azaltmak için iş akışlarını mümkün olduğunca optimize etmek, iyileştirmek ve otomatikleştirmektir. İş akışları çok adımlı veya çok süreçli, çok kullanıcılı ve çok sistemli operasyonlar olduğundan, iş akışlarına ilişkin yönetim yetenekleri genellikle yönetim sistemlerinin kurumsal düzeyine entegre edilir.
İş akışı yönetimi, belirli bir sürecin adımlarını tamamlamak ve organizasyon içindeki diğer bağlantılı süreçler üzerindeki etkisini belirlemek için veri toplama ve karar verme yollarını oluşturma ve optimize etme üzerine odaklanır. Farklı kurumsal kaynak planlama hizmet sağlayıcıları, müşterilerine sundukları mevcut ERP sistem yapılandırmalarına uygun belirli iş akışı çözümleri entegre ederler. Bu nedenle, piyasadaki iş akışı yönetim hizmetleri, aşağıdaki açılardan küçük farklılıklar gösterir:
- Organizasyonun ERP sistemi ile entegrasyon;
- İş akışlarının ve süreçlerin grafiksel temsili;
- Süreç modelleme araçları;
- Rol tabanlı ve kullanıcı kimlik doğrulama erişilebilirliği.
- Rapor Oluşturma ve Belge Entegrasyonu: İş akışı yönetim hizmetleri, rapor oluşturma ve belgelerin entegrasyonunu içerir.
- Bulut İşlevselliği: Bulut tabanlı işlevsellik sunar.
Listelenen yeteneklerin uygulanmasındaki farklılıklara rağmen, iş akışı yönetim hizmetleri, ortak optimizasyon taktiklerini takip eder. Bu taktikler, gereksiz görevlerin tanımlanması, iş akışının ideal durumunun haritalanması, iş akışındaki süreçlerin mümkün olduğunca otomatikleştirilmesi ve darboğazların veya iyileştirme alanlarının belirlenmesini içerir.
SAP İş Akışı Yönetim Hizmetinin Ana Özellikleri
SAP, dünyanın en büyük kurumsal uygulama yazılımı ve bulut tabanlı ERP hizmetleri sağlayıcısı olarak, bu çalışmanın odak noktasını SAP’nin İş Teknolojisi Platformu (BTP) içinde sağladığı iş akışı yönetim hizmetine yönlendirir. SAP BTP, uygulama geliştirme, veri ve analitik, entegrasyon ve yapay zekayı bir araya getirerek SAP HANA (yerinde ve bulut), SAP Analytics Cloud, SAP Integration Suite, SAP Extension Suite ve Enterprise AI gibi çözümleri kapsar.
SAP İş Akışı Yönetim hizmeti, Cloud Foundry ortamında çalışır ve kullanıcılara iş akışlarını dijitalleştirme, kararları yönetme ve uçtan uca süreç görünürlüğü sağlama imkanı tanır. Bu iş akışı yönetim hizmetinin ana özellikleri şunlardır:
- İş Akışı Dijitalleştirme: Basit onaylardan uçtan uca süreçlere kadar iş akışlarının dijitalleştirilmesi, organizasyon genelinde verimliliği en üst düzeye çıkarmayı hedefler.
- Otomatik Karar Yönetimi: İş kuralları aracılığıyla karar verme süreçlerinin dijitalleştirilmesi ve otomatikleştirilmesi, esnekliği ve uyumu artırır.
- Uçtan Uca Süreç Görünürlüğü: Süreç darboğazlarının ve sorunlarının proaktif olarak tanımlanması.
- Önceden Tanımlanmış İçeriğin Yönetimi: Önceden tanımlanmış içerikle süreçlerin ve kararların yapılandırılması ve yönetimi.
- Süreçlerin Yapılandırılması: Düşük koddan kodsuz yaklaşıma kadar süreç akışının yapılandırılması, uyum ve verimliliği sağlamak için süreç varyantlarının kullanılması.
- Makine Öğrenimi Tavsiyelerinin Entegrasyonu: Süreç katılımcıları ve iş akışı sahipleri tarafından karar vermeyi desteklemek için gömülü makine öğrenimi tavsiyeleri.
Bu özellikler, SAP tarafından sağlanan iş akışı yönetim hizmetinin bazı temel avantajlarını özetler. İş akışı dijitalleştirme, organizasyon içindeki mevcut süreçlerde iyileştirme fırsatları yaratır çünkü dijitalleştirilmiş bir iş akışının geliştirilmesi, ilgili süreçlerin, bunların yürütme verimliliğinin ve zaman yönetiminin derinlemesine analizini gerektirir. Uçtan uca süreç görünürlüğü ve şeffaflık, tüm iş akışının görselleştirilmesini sağlar ve kritik süreçler her adımda gözden geçirilerek darboğazların ortadan kaldırılmasını sağlar. Süreç otomasyonu için düşük kod/kodsuz uygulama geliştirme, iş akışı yönetimi uzmanları için teknik beceri gereksinimlerini önemli ölçüde azaltır. Önceden tanımlanmış iş kurallarına dayalı makine öğrenimi tavsiyelerinin ve otomatik karar yönetiminin kombinasyonu, karar verme sürecindeki belirsizliği azaltır. Ayrıca, iş akışı yönetim hizmetleri, görevlerin ilerlemesi ve tamamlanması ile ilgili kayıtlar, görevlerde, süreçlerde veya iş akışlarında yapılan değişikliklerin zaman damgalı listesi ve değişiklikleri etkileyen kullanıcıların tanımlanması gibi ilgili işlem verileri ile birlikte bir denetim izi sağlar.
SAP İş Akışı Yönetimi, diğer mevcut iş akışı yönetim yazılım çözümlerine kıyasla benzersiz yeteneklere sahiptir. Çeşitli web tabanlı araçlar, iş süreçleri uzmanlarının karar arayüzlerini SaaS uygulamaları ve iş hizmetleri ile entegre etmelerini sağlar.
TABLO 1. SAP İş Akışı Yönetim Yetenekleri Listesi
| Yetenek | Açıklama |
|---|---|
| İş Akışı | Organizasyonlar ve uygulamalar arasında genişleyen iş akışlarını oluşturun, çalıştırın ve yönetin. |
| İş Kuralları | Karar verme süreçlerini dijitalleştirin ve otomatikleştirin. İş sözlüğü ve karar arayüzlerini modellemek için web tabanlı araçlar kullanın. |
| Süreç Görünürlüğü | Bulutta ve yerinde uygulamalarda çalışan süreçler üzerinde uçtan uca görünürlük elde edin. |
| Süreç Esnekliği | Düşük koddan kodsuz yaklaşıma kadar süreç akışını yapılandırın. |
| İş Akışı Zekası | İş süreçleri uzmanlarının insan iş akışı görevlerine zeka eklemelerine olanak tanıyın. |
SAP Business Application Studio’da İş Akışlarının Modellenmesi
SAP İş Akışı Yönetimi işlevselliği, SAP BTP’de deneme, kurumsal ve dahili hesap sahiplerine sunulan bir dizi abonelik hizmeti olarak sunulmaktadır. İş akışı yönetim hizmetinin tam işlevselliğine ulaşmak için hesap yöneticisinin dört hizmet örneğine abone olması gerekmektedir: iş akışı, iş kuralları, süreç görünürlüğü ve iş akışı yönetimi. SAP BTP, iş akışı, iş kuralları, süreç görünürlüğü ve iş akışı yönetim hizmeti örneklerinin SAP BTP ortamında kurulumunu tamamen otomatikleştiren bir booster yapılandırma seçeneği sunar. İş akışı yönetimi booster’ı aracılığıyla yapılan yapılandırma, aksi takdirde manuel olarak gerçekleştirilmesi gereken aşağıdaki kurulum görevlerini otomatikleştirir:
- Yetkilendirmelerin yapılandırılması;
- SAP İş Akışı Yönetimi aboneliği;
- SAP Business Application Studio (BAS) aboneliği;
- Hizmet örneklerinin oluşturulması;
- Rol koleksiyonlarının atanması;
- Hedeflerin oluşturulması.
İş akışlarının modellenmesi ve geliştirilmesi, herhangi bir web tarayıcısı aracılığıyla erişilebilen geliştirici ortamı SAP BAS’ın iş akışı düzenleyicisi içinde kolaylaştırılır. İş akışları, SAP BAS geliştirme alanında çok hedefli bir uygulama projesinin (MTA) parçası olarak geliştirilir. Geliştirme alanları, hesap sahibinin SAP BTP kokpiti ve Fiori İş Akışı Yönetimi başlatma paneli ile bağlantılı olduğundan, iş akışı bağlamında geliştirilip dağıtıldıktan sonra MTAlar, Fiori başlatma panelinde kullanıma hazır iş akışı şablonları olarak sunulur. MTA projesinin oluşturulması, MTA projesinin tüm modüllerini içeren bir .mtar dosyası oluşturur, bu da geliştirilen iş akışlarının SAP Cloud Transport Management kullanılarak tek bir taşıma işlemiyle alt hesaplar arasında taşınabileceği anlamına gelir.
SAP BAS’ta iş akışı modelleme, iş akışının bir dizi birbirine bağlı yapısal blok olarak görsel bir temsilinin geliştirilmesine dayanır: olaylar, görevler ve geçitler. Bir olay, sürecin akışını etkilerken, bir geçit yürütme akışını kontrol eder. Görevler, yürütülecek farklı eylemleri gösteren akış nesneleridir. İş akışı düzenleyicisi tarafından desteklenen olay, görev ve geçit türleri ve işlevleri Tablo 2’de özetlenmiştir.
TABLO 2. Mevcut Olay, Görev ve Geçit Türlerinin İşlevleri
| Tür | İşlev |
|---|---|
| Başlangıç Olayı | Bir başlangıç olayı, bir iş akışının tetikleyicisini belirtir ve gelen bir sıra akışı yoktur. Her iş akışı bir başlangıç olayı içerir. |
| Ara Mesaj Olayı | İş akışı örneğinin, ilgili kontrol akışı dalında akış başlamadan önce bir mesaj beklediği süreç adımlarında kullanılır. |
| Ara Zamanlayıcı Olayı | İş akışlarının belirli bir zaman aralığından sonra duraklatılmasını ve devam etmesini sağlar. |
| Bitiş Olayı | Bitiş olaylarının giden bir sıra akışı ve belirli bir sonucu yoktur. Çok dallı iş akışları, tüm dalların bitiş olayları gerçekleştikten sonra sona erer. |
| Sonlandırma Bitiş Olayı | Sonlandırma olarak işaretlenen dal yürütüldüğünde, diğer dalların yürütülmesini beklemeden çok dallı bir iş akışının sonlandırılmasını sağlar. |
| Kullanıcı Görevi | Bir kullanıcının gerçekleştirdiği görev. Kullanıcı görevleri, Fiori başlatma panelinin gelen kutusunda görünür. |
| Hizmet Görevi | Süreç yürütmesi ona ulaştığında hemen gerçekleştirilen bir sistem görevi. |
| Betik Görevi | Otomatik bir etkinliğe karşılık gelen bir betik, yürütülür. |
| Posta Görevi | Bir veya birden fazla alıcıya e-posta göndermek için yapılandırılmış bir akış nesnesi. |
| Özel Geçit | İş akışında bir karar oluşturmak için kullanılır. Tüm giden sıra akışları tanımlarının sırasına göre değerlendirilir ve doğru olarak değerlendirilen sıra akışı, süreci devam ettirmek için seçilir. |
| Paralel Geçit | Bir iş akışını birden fazla yürütme yoluna ayırmak veya birden fazla gelen yürütme yolunu birleştirmek için kullanılır. |
Bir sermaye harcaması (CAPEX) için tek adımlı onay iş akışı örneği, geliştirme ortamında mevcut yapısal bloklara dayanarak geliştirilmiştir (Şekil 1). Modellemiş iş akışı, üç betik görevi, iki kullanıcı görevi ve iki özel karar geçidi ile bağlantılı bir sistem görevi içerir. İş akışı, hem bir bitiş olayı hem de bir sonlandırma bitiş olayı kullanır. Uygulanan kullanıcı görevleri, bir onay iş akışının onay ve yeniden çalışma yetenek gereksinimlerini karşılar.
İş akışının çalışır durumda olması için bir iş akışı bağlamı oluşturulmalıdır. Bir iş akışının bağlamı, her iş akışı örneğiyle ilişkilendirilen bir veri nesnesidir. JSON yapısında olup, iş akışı geliştiricisi tarafından serbestçe tanımlanabilir. Sermaye harcaması iş akışı modeli için örnek bir iş akışı bağlamı geliştirilmiştir (Şekil 2). Bu bağlam, iş akışının çalışması için gerekli olan başlangıç bilgilerini sağladığından, başlangıç olayına entegre edilmelidir.
İş akışı bağlamı, betik görevleri içinde $.context.Requester.Name sözdizimi ile erişilebilir. Birçok özellik alanı, bağlamın ${context.Requester.Name} ile erişilebildiği JUEL (Java Unified Expression Language) ifadelerini destekler.
Mevcut bir iş akışında karar verme süreçlerini dijitalleştirmek ve otomatikleştirmek için iş kuralları eklenmelidir. SAP İş Akışı Yönetimi hizmetindeki iş kuralları yeteneği, dinamik karar mantığını uygulama mantığından ayırır ve karar arayüzlerini modellemek için web tabanlı araçlar sağlar. İş kurallarının uygulanması, bir kural hizmetinin dağıtılmasını gerektirir. Kural hizmeti, bir uygulamanın karar mantığını çağırmasına olanak tanıyan ve bununla ilişkili bir dizi kuralı dağıtan bir arayüzdür. Bir iş akışında, kural hizmeti, bir uygulamadan ilgili girdinin kural hizmetine iletilmesiyle çağrılır. Kural hizmeti, bir dış uygulamanın ihtiyaç duyduğu kural setlerini, karar mantığını yürüterek ve sonuçları bir dizi API kullanarak uygulamaya geri döndürerek tüketilmesini sağlar.
Karar mantığı, karar tabloları içinde yer alan iş kuralları açısından organize edilir. Bir karar tablosu, tablosal bir temsilde giriş ve çıkış kural ifadelerinin bir setidir. Karar tablosunda birden fazla koşulun eşleşmesi durumunda, kural motoru tarafından kullanılan vuruş politikası iki türden biri olarak belirtilmelidir: ilk eşleşme veya tüm eşleşmeler. İlk eşleşme vuruş politikası, kural motorunun koşulla eşleşen ilk durumu almasını ve sonucu olarak döndürmesini garanti ederken, tüm eşleşmeler vuruş politikası, kural motorunun koşulla eşleşen tüm durumları almasını ve sonuç olarak döndürmesini sağlar. Karar tabloları, bir yerel kullanıcı sistemine elektronik tablo olarak dışa aktarılabilir ve içe aktarılabilir. Bu işlevsellik, iş kullanıcılarının karar kurallarını rahat bir formatta modellemelerine ve bunları iş akışı yönetim hizmetinin Manage Rule Projects (MRP) uygulamasına aktarmalarına olanak tanır. MRP uygulaması aracılığıyla karar tablosu, belirli bir iş akışı için karar mantığını belirleyen belirli bir kural hizmetine bağlanır.
Sermaye harcaması iş akışı için bir kural hizmeti ve karar tablosu geliştirilmiştir (Şekil 3). Tüm eşleşmeler vuruş politikası belirtilmiştir. Karar kuralları, bir if-then (eğer-o zaman) ifade yapısını kullanır. Kural ifadesinin koşul kısmı, tanımlanan iş akışı bağlamının unsurlarına dayanırken, sonuç kısmı belirli bir sistem kullanıcısı tarafından bir karar eylemi çağırır.
İş akışları, organizasyon içindeki çeşitli iş süreçlerinin yapı taşlarıdır ve süreç şablonları olarak modellenebilirler. Süreç şablonlarının geliştirilmesi, süreç içindeki sorunları ve darboğazları belirlemek için uçtan uca süreç görünürlüğü senaryolarının kullanılmasını sağlar.
Süreç Şablonunun Geliştirilmesi ve Süreç Görünürlüğü Senaryosunun Yürütülmesi
Süreç şablonları, organizasyon içinde farklı süreç varyantlarını oluşturmak için kullanılan iş süreci türünü belirlemek amacıyla süreç bağlamı ve süreç adımlarını içerir. Süreç adımları, belirli bir süreç varyantının parçası olarak yürütülen iş akışlarıdır. Adım kısıtlamaları, nitelikler ve sonuçlarla karakterize edilirler. Adım kısıtlamaları, kullanıcıları süreç varyantında süreç adımını doğru şekilde kullanmaları için yönlendirir. Adım nitelikleri, süreç adımını yürütmek için gereken giriş parametrelerini temsil eder. Her adım niteliği için veri türü, varsayılan değerler ve değer yardımı belirlenir. İş kullanıcılarının, bir süreç varyantında adımı kullanırken adım niteliklerini değiştirmelerine izin verilir. Bir süreç adımının yürütülmesi, kesintiye neden olan bir olay meydana geldiğinde sona erer. Bu tür olaylar sonuçlar olarak not edilir ve ara tırmanma olayları kullanılarak modellenir.
Süreç şablonu, referans alınan alt akışlara dayalı olarak iş akışları oluşturur. Süreç bağlamı listesi, bu referans alt akışların giriş ve çıkış eşlemesini tanımlamak için kullanılır. Daha önce geliştirilen sermaye harcaması için tek adımlı onay iş akışı, sermaye harcaması değerlendirme süreç şablonu içinde bir süreç adımı olarak çevrilir ve süreç bağlamı tanımlanır (Şekil 4).
Süreç şablonu için bir görünürlük senaryosu oluşturulabilir. Görünürlük senaryosu, her süreç için olayların ve bağlam bilgilerinin yapılandırılmasını gerektirir. Olaylar, bir iş nesnesi türünden veya bir süreç parçasından gelen sürece ait eylemlerdir. Bağlam nitelikleri, süreç bağlamının bir alt kümesidir. Bir görünürlük senaryosu, farklı süreç sağlayıcılarından heterojen süreçler içerebilir veya SAP S/4HANA’daki çeşitli nesnelerden gelen olayları içerebilir. İki veya daha fazla süreç ortak bir görünürlük senaryosunda gruplandırıldığında, ilişkilendirme koşulları gereklidir.
Süreç için anahtar performans göstergeleri (KPI’lar), görünürlük senaryosunun çıktıları olarak tanımlanabilir. Performans göstergeleri, ölçülen bir performans faktörü için boyutlara göre gruplandırılmış ve filtreler uygulanmış toplu bilgileri temsil eder. KPI’lar, iş kullanıcılarına sürecin bütünsel bir görünümünü sunar ve süreç performansını hızlı bir şekilde anlamalarına ve değerlendirmelerine olanak tanır. Her performans göstergesi, süreç çalışma alanının genel bakış sayfasında ayrı bir panel olarak temsil edilir (Şekil 5).
SONUÇ
Bu makalede, dünya çapında en yaygın kullanılan ERP sistemi olan SAP içinde sermaye harcaması yönetimi için bir iş akışı örneği sunulmuştur. SAP İş Teknolojisi Platformu içinde iş akışları ve iş süreçleri için bir modelleme yaklaşımı tanıtılmıştır. İş akışı geliştirme için mevcut yapısal blokların özellikleri ele alınmış ve SAP Business Application Studio geliştirme ortamında sermaye harcaması için tek adımlı bir onay iş akışı modellenmiştir. İş akışı için uygun bir kural hizmeti ve karar tablosu oluşturulmuştur. Tek adımlı onay iş akışı, sermaye harcaması değerlendirmesi için bir süreç şablonu içinde bir süreç adımı olarak entegre edilmiş ve bir süreç görünürlüğü senaryosu simüle edilmiştir.
REFERENCES
1. W. van der Aalst and K. van Hee, ³Workflow Management,´ in Workflow Management: Models, Methods, and
Systems (Information Systems) (The MIT Press, Cambridge, Massachusetts, 2004), pp. 75±77.
2. W. van der Aalst and K. van Hee, ³Functions and Architecture of Workflow Systems,´ in Workflow
Management: Models, Methods, and Systems (Information Systems) (The MIT Press, Cambridge, MA, 2004),
pp. 146±149.
3. S. Banda, S. Chandra and C. Aun Gooi, SAP Business Technology Platform (An Introduction) (Rheinwerk
Publishing, Quincy, MA, 2022), pp. 28±50.
4. V. Chembrakalathil and V. Varappurath, ³SAP Workflow Management,´ in Digital Process Automation with
SAP Workflow Management (Rheinwerk Publishing, Quincy, MA, 2018), pp. 4±7.
5. J. Dart, S. Keohan, and A. Rickayzen, et.al, ³PART I: Getting Started with Workflow in SAP,´ in Practical
Workflow for SAP (Rheinwerk Publishing, Quincy, MA, 2014), pp. 45±51
6. N. Mathur and R. Tiwari, ³Workflow Modeling in SAP Business Application Studio ± Build and Deploy the.
Workflow,´ in Hands On with SAP Business Application Studio (Rheinwerk Publishing, Quincy, MA, 2017),
pp. 90±105
7. V. Chembrakalathil and V. Varappurath, ³Workflow Automation ± Modeling and Deploying Workflows,´ in
Digital Process Automation with SAP Workflow Management (Rheinwerk Publishing, Quincy, MA, 2018), pp.
20±25.
8. V. Chembrakalathil and V. Varappurath, ³Decision Management,´ in Digital Process Automation with SAP
Workflow Management (Rheinwerk Publishing, Quincy, MA, 2018), pp. 35±47.
9. V. Chembrakalathil and V. Varappurath, ³Process Visibility,´ in Digital Process Automation with SAP
Workflow Management (Rheinwerk Publishing, Quincy, MA, 2018), pp. 60±75
